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Come gestire galateo, etichetta, cerimoniale e protocollo durante un evento

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Come gestire un evento, gli inviti e gli interventi? Chi invitare ad un evento aziendale? A chi dare la parola per primo durante un’inaugurazione? A chi toccano gli onori di casa se gli sposi si assentano durante un ricevimento nuziale? Come comportarsi se durante una cena la Regina Elisabetta smette di mangiare? Le risposte a queste domande possono sembrare piuttosto semplici ma non sono così scontate. Quando si organizza un evento, corporate o privato che sia, bisogna tener conto non solo delle “buone maniere” ma anche di cerimoniali e protocolli ben definiti a seconda della tipologia di evento.

La presenza di un’istituzione

Poniamo il caso che al proprio evento si inviti un sindaco o un rappresentante dell’amministrazione, in questo caso entra in gioco il cerimoniale. Normalmente il sindaco o un suo delegato prendono posto in prima fila e sono chiamati a dare un saluto (anche se si tratta di un evento business). L’intervento, solitamente, avviene dopo un’apertura da parte dell’ospite che introduce. Nel caso di presenza di più personalità si procede, sia per l’assegnazione del posto a sedere sia per l’ordine di intervento, secondo un preciso schema. Normalmente la personalità più illustre parlerà per ultima, per dargli la possibilità di avere un pubblico più numeroso. Inoltre in caso di personalità politiche territoriali si procede sempre per ordine dall’amministrazione locale, via via fino alle cariche centrali (es.: Sindaco, presidente della Provincia, presidente della Regione, ministro, presidente del consiglio, presidente della Repubblica). In ogni caso il “padrone di casa” sarà sempre la realtà che ha organizzato l’evento al quale spetta l’apertura e la chiusura degli interventi.

Prima l’amministratore delegato o il presidente?

Se l’organizzatore dell’evento è una realtà strutturata con gerarchie precise, anche in questo caso a parlare per ultimo sarà sempre il più alto in carica (il presidente). Dal punto di vista del protocollo, questo permette un’adeguata introduzione della personalità facendo in modo che sia resa riconosciuta agli astanti, inoltre, in termini prettamente logistici e di immagine, normalmente il pubblico va infoltendosi perciò verosimilmente si potrà avere più persone in sala al momento dell’intervento.

È necessario un moderatore/facilitatore?

È sempre opportuno prevedere, durante un evento che preveda una sessione di speech istituzionali o di presentazione, un facilitatore o moderatore che possa scandire i tempi e le presentazioni  e che possa dare il ritmo agli interventi e mantenere alta l’attenzione del pubblico. Normalmente a ricoprire questo ruolo sono professionisti del tema o presentatori. Si può scegliere un giornalista, per esempio, se il contenuto dell’appuntamento è scientifico o culturale, o un presentatore generico se si tratta di un evento di intrattenimento.

Come gestire i tempi?

La gestione dei tempi è importantissima per non risultare troppo noiosi e per lasciare spazio al raggiungimento dell’obiettivo dell’evento. Se si tratta, per esempio, dell’inaugurazione di un punto vendita sarà indispensabile passare in fretta alla visita del negozio perciò bisognerà ridurre al minimo la parte di intervento. Ovviamente per gestire al meglio la tempistica, bisogna avere ben chiara la scaletta degli interventi e gli ospiti presenti. Sarà cura del moderatore o dell’organizzatore definire in anticipo quanti minuti dare ad ogni intervento in modo da non interrompere lo speaker durante il discorso.

Conoscere il galateo è importante?

Il galateo è fondamentale soprattutto nell’organizzazione di una cena corporate o di un evento privato. A tavola, infatti, è importante più che in altri contesti l’aspetto legato alle “buone maniere”, sebbene sia indispensabile tener conto che il galateo è in continua evoluzione e deve adeguarsi a quelli che sono gli standard degli ospiti. Nel caso di presenze illustri, galateo e protocollo si intersecano, per esempio, nell’assegnazione dei posti a sedere e nell’ordine del servizio.

Comunque sia è fondamentale per gestire un evento al meglio, sia tanta pianificazione e organizzazione sia una buona dose di studio di procedure e cerimoniali, soprattutto se l’evento è molto istituzionale, per non rischiare figuracce con i propri ospiti e permettere a tutti di avere la massima visibilità. Per i più curiosi gli onori di casa durante un ricevimento nuziale spettano nell’ordine agli sposi e, in caso di loro assenza, alla madre della sposa; nel caso vi trovaste a cena con la Regina Elisabetta e lei smettesse di mangiare siate svelti a posare le posate poiché è il suo segnale per dare fine al pasto!

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