In questi giorni, l’epidemia di Covid-19 ha costretto numerose realtà a esplorare l’organizzazione di eventi online e rivedere le proprie modalità di coinvolgimento e condivisione con il proprio pubblico. Meeting e lezioni si sono necessariamente spostati sul web fin dall’inizio del lockdown, seguendo l’esempio dei webinar formativi, ma ormai bisogna saper concepire gli eventi online come abitudine e buona prassi, non solo per ridurre il contatto sociale ma anche per innovarsi ed essere sempre più al passo con i tempi.

Realizzare un evento online, qualsiasi sia la finalità, richiede alcuni importanti accorgimenti, perciò è bene subito puntualizzare che non si può improvvisare!

Primo step: contenuti e finalità

La prima cosa da considerare sono ovviamente le motivazioni per cui c’è la necessità di realizzare l’evento online, questo potrà servire da base per comprendere al meglio quali siano i contenuti da proporre. Anche online, infatti, si possono proporre diverse tipologie di interazioni: video preregistrati, slide esplicative, interviste, contributi audio o altro; e ovviamente la scelta dovrà ricadere sullo strumento che meglio trasmette i contenuti.

È importante ricordare che gli utenti che seguono un evento sul web hanno una capacità di attenzione più ridotta rispetto alle manifestazioni dal vivo perciò sul web bisogna necessariamente concepire appuntamenti brevi e coinvolgenti.

Scegliere la giusta piattaforma

Esistono numerose piattaforme, free o a pagamento, per realizzare eventi online, alcune molto differenti tra loro e con specificità che permettono diverse tipologie di interazione. Si pensi, per esempio, alle dirette social in confronto a piattaforme come Hangouts Meet, Jitsi.org o Zoom.

Come si fa scegliere? Partendo da una domanda molto semplice: chi deve partecipare? Se il mio pubblico è limitato ai miei contatti social, una diretta attraverso Facebook o YouTube potrebbe essere la soluzione più semplice. Se invece il pubblico è più vasto e ho necessità di trasmettere su più canali dovrò appoggiarmi a una piattaforma diversa.

Quando si parla di “partecipare” ci si riferisce necessariamente anche a relatori, ospiti, opinionisti. Se c’è necessità di più persone “attive” connesse contemporaneamente in trasmissione sarà importante valutare anche il tenore dell’evento. I social hanno campi di azione più ridotti in questo senso mentre gli applicativi online, anche se gratuiti, possono offrire risorse più ampie.

Altra considerazione importante è quella relativa all’interazione del pubblico con commenti o domande che potrebbero essere essenziali… o no. A volte si rende necessaria una funzionalità che escluda dalla possibilità di commentare o quanto meno che permetta all’organizzatore di moderare.

Allestire il set giusto

Una libreria di sfondo, il brand in evidenza, il primissimo piano o una scrivania in ordine? Nulla deve essere lasciato al caso. L’obiettivo dell’evento online segnerà la base del concept che potrà essere arricchito per rendere ancora più coinvolgente la trasmissione, riflettendo bene su quali siano gli elementi che meglio possano catturare l’attenzione del pubblico.

Il set deve essere anche pensato per far sentire il relatore a suo agio. È fondamentale che ci sia massima naturalezza nell’esposizione e interazione, perciò curare ogni dettaglio sulla base di quelli che sono i contenuti è una delle componenti principali della progettazione dell’evento.

E se salta la connessione? Se lo streaming è lento? Se l’upload dei file non funziona?

In un evento online più che mai bisogna testare tutto in anticipo proprio per evitare problemi tecnici, questo permetterà di evidenziare eventuali problemi da correggere, ovviamente, prima dell’evento.

Improvvisare sull’onda della necessità senza avere un chiaro piano operativo rischia di disperdere risorse e tempo senza cogliere alcun beneficio da queste importanti possibilità di promozione che il web offre.