Ultimo aggiornamento 10 Marzo 2020 di Alessandra

Puntoventi non poteva mancare al Web Marketing Festival 2016, la quarta edizione di uno degli eventi di riferimento in Italia per chi “produce” comunicazione. L’occasione di formazione e networking è diventata anche l’opportunità di “verificare” alcuni aspetti organizzativi dell’evento per capire se e come una tematica prettamente web e social si presti a essere trasposta nel mondo “reale” con una manifestazione “vera”. La nostra partecipazione si è limitata al venerdì, giorno in cui l’organizzazione ha contato 4.000 presenze.

La location

Partiamo dalla location: il palacongressi di Rimini, una struttura centrale e facilmente raggiungibile che ben si presta ad ospitare più appuntamenti formativi e culturali grazie alle numerose sale presenti. È una struttura moderna, nuova, curata e ben servita, sicuramente la scelta è dettata da una centralità della città ma anche dall’adattabilità del centro congressi ad una manifestazione che deve accogliere così tanti visitatori impegnati in numerose sessioni frontali in contemporanea.

All’ingresso siamo accolti da una reception ben organizzata suddivisa per iniziali del cognome in modo da procedere facilmente e velocemente con l’accredito. Primo punto a favore. Nel veloce mondo del web marketing sarebbe stato inopportuno fare una coda all’ingresso (soprattutto perché l’iscrizione all’evento, a pagamento, è abbastanza articolata).

Una volta entrati è semplice orientarsi grazie sia alle grandi plance che ospitano le mappe e il programma, sia al kit consegnato all’ingresso che altresì comprende pianta della location e calendario degli appuntamenti formativi.

Salta subito all’occhio la disposizione degli stand dei cosiddetti “Sponsor” dell’evento, non essendo una struttura con uno spazio espositivo dedicato e definito, gli stand sono stati distribuiti dove c’è spazio (lungo i corridoi, vicino alle porte, un po’ al primo piano…) senza un apparente senso (per l’organizzazione siamo convinti che il senso ci fosse).

La primissima parte della mattina è dedicata a un appuntamento introduttivo in plenaria con tanto di ospite a sorpresa. La sala è un enorme spazio allestito con sedie a platea. Su un palco si alternano interventi e musica fino all’ingresso del comico Paolo Cevoli (il suddetto ospite a sorpresa) che dà il via ai lavori. Dal punto di vista scenico e d’impatto la sala è ben curata, con il palco, le luci e i colori, dal punto di vista organizzativo la scelta di allestire una sala da 800 posti è sicuramente coraggiosa ma, in questo caso, vincente. Per quanto riguarda la comunicazione ad effetto legata all’ospite a sorpresa, a nostro avviso, sarebbe potuta essere interpretata in maniera negativa ed essere percepita come una scarsa organizzazione delle conferme e come tutela da eventuali defezioni dell’ultimo momento.

Gli appuntamenti formativi

Finito l’appuntamento in plenaria, si comincia con gli eventi formativi veri e propri. I 25 minuti di ritardo accumulati in plenaria vengono assunti anche nelle sale formative, scelta che si ripercuoterà poi nella pausa pranzo in cui i punti ristoro saranno sovraccarichi visto il taglio da recuperare.

Le sale hanno capienza diversa ma, nonostante vi fosse la possibilità di creare il proprio calendario via web prima dell’evento, in alcuni casi erano sature, con persone sedute per terra. Se, dal punto di vista del contenuto, questo conferma l’alto interesse e la partecipazione all’evento, dal punto di vista organizzativo mette a repentaglio la sicurezza. Valutare l’affluenza a priori ed eventualmente chiudere la sala, una volta raggiunto il limite, avrebbe assicurato maggiore comodità ai partecipanti e maggiore serenità agli organizzatori. Di certo non ci sarebbero state rappresaglie da parte di chi non sarebbe riuscito ad entrare in quanto, altro punto a favore del Festival, il biglietto a pagamento permette di accedere a tutte le registrazioni audio e video degli appuntamenti.

In tutte le sale è presente un moderatore che detta i tempi e ricorda importanti comunicazioni di servizio, come l’interessante modalità di feedback rispetto agli interventi e ai relatori. Il WMF mette, infatti, a disposizione una piattaforma web (ovviamente) in cui votare e recensire i relatori, per garantire la qualità degli interventi. Questo strumento garantisce credibilità e permette di monitorare il ritorno dell’utente in termini di qualità del servizio erogato. In un contesto in cui il biglietto di ingresso costa minimo € 100,00 è essenziale dare ai propri partecipanti la possibilità di segnalare il proprio livello di soddisfazione.

La comunicazione

Rispetto alla comunicazione, oltre ad una grafica accattivante e una campagna (non solo web) molto efficace, si segnala la capacità di “far parlare di sé”. In un contesto con centinaia di relatori, creando il giusto trend topic e con un attento uso dei canali web, per due giorni gli addetti ai lavori non hanno potuto fare a meno di parlare dell’evento.

La percezione della manifestazione è quella del “must”. Se ti occupi comunicazione devi esserci. Alcuni appuntamenti sono molto autoreferenziale e promozionali, pertanto poco formativi, sopratutto per chi già opera nei campi della web marketing, ma vengono compensati da altri ben più tecnici e di alto livello. La partecipazione a questo tipo di evento permette un aggiornamento sui temi e, soprattutto, un monitoraggio dei competitor. Vista l’affluenza e l’entusiasmo con il quale si parla dell’evento sui social è evidente che gli organizzatori hanno trovato una formula vincente per un tema così di alto interesse.