Ultimo aggiornamento 10 Marzo 2020 di Alessandra

La location dell’evento, a volte, può determinarne il successo o meno. Come abbiamo già visto nei post precedenti, esistono diverse tipologie di manifestazione e, altresì, ci sono diverse location, non necessariamente standardizzabili a seconda dell’evento.

Che sia una festa aziendale, un meeting internazionale, un lancio di prodotto o un matrimonio, la scelta del luogo più adatto può rivelarsi ostica. Ci sono centri congressi più o meno grandi, dimore storiche e ville, piazze e strade più o meno frequentate, ristoranti, agriturismi, fiere, alberghi ma anche boschi, spiagge, centri sportivi… è evidente che si potrebbe realizzare un evento in qualsiasi posto. Diventa, pertanto, fondamentale definire quali sono gli aspetti da considerare nella scelta della giusta location per un evento.

IL TIPO DI EVENTO

Prima di tutto bisogna capire che evento stiamo organizzando, capirne le caratteristiche e gli obiettivi, le dimensioni e i partecipanti attesi. Se si tratta di un’iniziativa business, a che ora si tiene, quali sono le attività, ecc. Inoltre è importante decidere quanto dovrà essere scenografica: pensiamo al lancio di una nuova linea di moda, fatto di sera sulla scalinata di Trinità dei Monti avrebbe un impatto ben diverso rispetto a farlo di giorno, chiusi, per esempio, in un rinomato atelier.

IL PUBBLICO

Punto focale di ogni decisione rispetto all’evento, sopratutto se si si tratta di business, è il target dell’iniziativa. Anche in questo caso la profilazione dell’utente diventa essenziale per la scelta dell’ambiente più adeguato. Bisogna tenere in considerazione sia il gusto dell’interlocutore (cosa gli piace, da cosa è attratto) che le sue capacità (riesce ad arrivare agevolmente in quel luogo?). Se una grande azienda con sedi operative in tutta Italia deve organizzare un meeting per i suoi manager, dovrà scegliere un luogo comodo e raggiungibile facilmente dalla maggior parte dei partecipanti. Allo stesso modo, se l’interlocutore sono i bambini difficilmente si sceglierà una fabbrica abbandonata, seppur bellissimo esempio di archeologia industriale, a meno che non sia per una festa di Halloween o per il lancio di un nuovo libro di racconti del terrore.

IL BUDGET

Affittare un luogo costa, il prezzo varia a seconda di molti fattori ed è sempre importante tenere presente che volere una specifica location non è sempre possibile, sopratutto se i budget a disposizione sono esigui.

Fatte queste analisi, non c’è una scelta giusta o sbagliata, ma ci sono alcuni aspetti da considerare per capire quale sia la location più adeguata per un evento:

  • accessibilità e raggiungibilità – i partecipanti devono poter raggiungere agevolmente il luogo dell’evento;
  • servizi accessori – si deve sempre aver presente le necessità dei target e verificare che siano il più esaudite possibile nel luogo dell’iniziativa (parcheggio, fermata dei mezzi pubblici, ristorante, guardaroba, ecc);
  • capienza – la scelta dovrà ricadere su un posto che possa accogliere tutte le persone attese;
  • modularità e personalizzazione – la location deve poter essere personalizzata e, sopratutto, deve poter essere modulata a seconda delle esigenze dell’iniziativa (ad esempio, poter avere nella stessa location una soluzione alternativa se i partecipanti dovessero essere più del previsto o se piovesse e parte delle attività fossero previste all’esterno);
  • scenografia – l’ambientazione deve rispecchiare il più possibile quanto previsto in fase di progettazione della manifestazione;
  • costo – il canone di affitto deve essere adeguato al budget complessivo dell’evento.

Non è semplice scegliere la location per un evento con coscienza di tutti gli aspetti, spesso si rischia di seguire emozioni e sensazioni date al primo sguardo, è importante perciò affidarsi a dei professionisti o quanto meno a una breve check list che orienti nella decisione e possa aiutare a tener conto degli aspetti più importanti che, come abbiamo visto, vanno oltre il gusto estetico, l’impatto scenico o la capienza.