Qualsiasi tipo di evento – culturale, sportivo, musicale, istituzionale, ludico, informativo, formativo – ha un grande impatto a livello di marketing. L’organizzazione, ma anche la presenza, a un evento rappresenta un ottimo modo per fidelizzare gli utenti, aumentare la notorietà e generare valore nei confronti dell’immagine aziendale, di un prodotto o di un servizio.

Durante la fase di organizzazione di un evento è indispensabile definire gli obiettivi di comunicazione e stabilire il budget da dedicare a ogni fase. Ovviamente si deve avere in testa anche quale sia il target di riferimento. Avere chiari questi elementi aiuta anche in fase di promozione a definire il piano e calendario editoriale.

L’aspetto organizzativo va curato nei minimi dettagli, senza lasciare niente al caso. Spesso i non addetti ai lavori commettono l’errore di marginalizzare la promozione, convinti che essa non faccia parte dell’organizzazione stessa dell’evento. Anche l’evento organizzato nel migliore dei modi, rischia di andare in fumo se non si sfruttano al meglio il lato comunicativo e pubblicitario.

Eventi e digital marketing

Nell’ambito della promozione di un evento, il digital marketing sta acquisendo sempre maggiore importanza, a discapito di quello tradizionale. Questo perché gli strumenti digitali a cui si può ricorrere sono molti e molto ricchi, consentendo di differenziare la comunicazione e gestirla in maniera estremamente mirata.

Sito web

Quando si programma la promozione di un evento, non si può non prendere inconsiderazione il sito web. Le possibilità di utilizzo sono numerose: può essere creata una sezione in homepage, oppure un pop-up che si apre nel sito. Oppure si può pensare di creare una sezione apposita volta a raccogliere tutto ciò che riguarda l’evento in sé.

Utile è anche, qualora si possieda la sezione “articoli” o blog, pubblicare una news di presentazione, con tanto di CTA.

Sul sito, post evento si può organizzare il materiale raccolto e dare spazio a una news di chiusura che racconti le impressioni finali.

E-mail Marketing

Se si possiede una buona mailing list, oppure ci si vuole rivolgere a solo una parte di stakeholders, una soluzione per promuovere il proprio evento può essere l’utilizzo di e-mail marketing. È un mezzo che aiuta a raggiungere personalmente i potenziali utenti e a creare interesse, o a ricordare l’esistenza del nostro evento.

Si consiglia di programmare più di una comunicazione via e-mail, adattando ciascuna alle varie fasi dell’evento. A un mese (o poco più) si può spedire un’e-mail raccontando che tipo di evento si sta programmando e cercando di convincere il pubblico a iscriversi. Un secondo messaggio può essere programmato a ridosso della data fatidica o della scadenza delle iscrizioni, volto a cercare di convincere gli indecisi. Un’ultima mail va certamente programmata per i giorni antecedenti l’evento, con lo scopo di ricordare l’iscrizione e far crescere l’interesse e l’attesa nei partecipanti.

Social

I social network sono uno dei mezzi più utili per la promozione di un evento.

Si può innanzitutto creare un hashtag dedicato, da usare all’interno di tutta la comunicazione, in modo da racchiudere tutto ciò che viene postato all’interno di una parola chiave. Si può, poi, invitare anche il pubblico a postare inserendo l’hashtag, in questo modo non solo si dà risonanza all’evento, creando engagement, ma si riesce a creare comunità e senso di appartenenza.

È possibile ingaggiare degli influencer, scegliendo tra quelli inerenti al tema dell’evento.

Sfruttare il potere catartico dei video certamente può aiutare a comunicare in modo più diretto l’evento. Creare delle inserzioni può far ampliare la platea di utenti, raggiungendo anche chi non lo conosce.

Su Instagram si può redigere un piano editoriale che preveda post e reel che raccontino l’atmosfera dell’evento. Si possono creare storie con link di rimando alle informazioni o alla registrazione.
Su Facebook c’è la possibilità di creare delle pagine evento.
Twitter certamente aiuta a dare grande risonanza agli ospiti e ai “contenuti” – siano essi culturali, politici, informativi, ecc – che vengono condivisi durante l’evento.

Questi sono solo esempi, qualsiasi strategia social può essere ampliata e personalizzata a seconda del social di riferimento e del target a cui ci si rivolge.

I social si prestano molto bene non solo per la comunicazione pre evento, ma anche per un racconto in diretta degli avvenimenti. Si possono organizzare delle dirette su Instagram o Youtube. Si possono anche pubblicare storie foto con i momenti clou o con il backstage.

Post evento i social ci possono aiutare a raccogliere le opinioni di chi ha partecipato, oltre che a dare ulteriore risonanza all’evento e a dare voce all’edizione successiva, qualora sia già prevista.