Ultimo aggiornamento 10 Marzo 2020 di Alessandra

Nel nostro lavoro, esiste un qualcosa che rappresenta la perfetta via di mezzo – o unione se vogliamo – della comunicazione tradizionale con l’organizzazione degli eventi, si tratta niente di meno che dell’organizzazione di una conferenza stampa! L’evento organizzato per annunciare notizie.

Come detto, la conferenza stampa è sostanzialmente un evento, con però due caratteristiche estremamente peculiari, che le impongono di essere diversa da qualsiasi altro tipo di evento, siano essi convegni, congressi, meeting aziendali o altro.
Questi due elementi distintivi sono:
L’AUDIENCE. Il pubblico è infatti quello di giornalisti in cerca di notizie, poco interessati ad informazioni di carattere generico e spesso già competenti sulla materia in oggetto, e di conseguenza molto attenti alla vera sostanza dell’informazione che stanno ricevendo;
LA DURATA. Una conferenza stampa è infatti un evento molto breve, di norma dura dalla mezz’ora ad, al massimo, un paio d’ore (ma deve valerne davvero la pena se vogliamo riuscire a trattenere i giornalisti, per natura dediti ad un’attività lavorativa frenetica, così a lungo).

Proprio per queste caratteristiche specifiche dell’evento, prima di andare a vedere quali sono gli strumenti e i passaggi chiave per organizzare una buona conferenza stampa, ci teniamo a sottolineare che non per tutti gli eventi/prodotti/brand la conferenza stampa è il canale migliore attraverso il quale diffondere la notizia. Prima di decidere se imbarcarci nell’impresa, quindi, chiediamoci sempre: la notizia è realmente tale? La conferenza stampa è davvero necessaria e utile? Teniamo sempre presente che una conferenza nella quale non vi è alcuna novità importante e per la quale i giornalisti hanno rinunciato ad altri impegni per garantire la propria presenza, può scatenare un effetto altamente controproducente.
Se abbiamo risposto “sì” alle due domande precedenti abbiamo già una consapevolezza di base molto importante e siamo pronti a partire.

Vediamo ora, per punti, quali sono gli strumenti e le fasi chiave nell’organizzazione di una conferenza stampa efficace.

Per quanto riguarda gli strumenti, ti serviranno:

  • Medialist selezionata, all’interno della quale avrete inserito i riferimenti (nome, numero di telefono – fisso e cellulare – ed e-mail) di tutti i giornalisti selezionati per la partecipazione e invitati. Molto importante sarà porre la dovuta attenzione nella selezione del nostro audience. Un’azienda della provincia di Padova che produce scarpe e vuole lanciare una linea di prodotti innovativi inviterà i giornalisti che seguono normalmente le vicende del proprio territorio e anche quelli che si occupano di moda. Se però, la stessa azienda, attraverso la conferenza stampa vuole informare relativamente ad una propria campagna di beneficenza o qualcosa di simile, dovrà preoccuparsi di chiamare, oltre ai corrispondenti territoriali, i giornalisti che seguono normalmente tematiche sociali.
  • Telefono. Potrà sembrare banale ma l’aver fornito in anticipo ai giornalisti invitati un riferimento telefonico spesso può fare la differenza tra l’uscita o meno dell’articolo; per esempio nel caso di impossibilità di partecipazione dell’ultimo minuto da parte del giornalista. Oltre a questo ovviamente il telefono servirà a noi per monitorare le presenze sino all’ultimo minuto.
  • Save the date e invito, il primo da inviare con un certo anticipo, 10-15 giorni, per anticipare l’appuntamento ed assicurarsi che gli invitati lo calendarizzino rispetto ai propri impegni, e il secondo, da inviare 3-4 giorni prima, per ricordare l’appuntamento e anticipare più analiticamente la notizia che verrà trattata.
  • Traccia degli speech. Ogni relatore coinvolto avrà il proprio intervento, scritto presumibilmente dal proprio addetto stampa; il vostro compito sarà quello di raccoglierli tutti per selezionare le informazioni da inserire all’interno dei comunicati stampa pre e post conferenza e per fornirli ai giornalisti interessati che non potranno essere presente all’evento.
  • Press kit, composto da tutto il materiale già inviato ai giornalisti (invito ed eventuali altri comunicati di “rafforzamento” dell’invito stesso) e da altro materiale di approfondimento utile per la stesura dell’articolo (in primis, come da punto precedente, il contenuto degli interventi dei relatori).
  • Una buona location, facile da raggiungere e adeguatamente accogliente. Sarà importante soprattutto calibrare la capienza della sala in base a quella che realisticamente sarà l’affluenza.
  • Supporto tecnologico adeguato. Strumenti come almeno un microfono con impianto di amplificazione, un piccolo palco o un tavolo relatori (a seconda delle dimensioni della sala), un computer e un proiettore, per ogni evenienza, aiuteranno a rendere la presentazione più fluida ed efficace.

Parlando invece delle fasi organizzative della conferenza stampa, sono probabilmente già ricavabili da quanto già scritto ma vediamo di metterle in fila per maggiore chiarezza:

  1. Selezione della notizia: quale novità vogliamo lanciare? Siamo sicuri che sia una novità?
  2. Selezione dell’audience: a che tipo di giornalisti in particolare ci indirizziamo? Generalisti o di settore? Locali o nazionali?
  3. Creazione di una medialist, che ci permetterà anche di fare una stima rispetto alla numerosità dei nostri partecipanti.
  4. Selezione del giorno e dell’ora più adatti. Di norma le conferenze stampa vengono organizzate nella tarda mattinata (11.00-12.00) dei giorni centrali della settimana (martedì-giovedì).
  5. Selezione e prenotazione della location, sulla base delle caratteristiche già descritte sopra.
  6. Composizione del panel dei relatori.
  7. Invio del save the date.
  8. Primo recall telefonico ai giornalisti invitati.
  9. Raccolta degli speech.
  10. Predisposizione ed invio del comunicato stampa di invito (o invito stampa).
  11. Predisposizione dei materiali per la cartella stampa.
  12. Secondo recall telefonico dei giornalisti invitati.
  13. Durate la conferenza stampa: gestione accrediti, coordinamento della logistica e gestione delle media relations anche durante l’evento.
  14. Dopo la conferenza stampa: invio telematico dei materiali della cartella stampa (e foto dell’evento) e recall telefonico, in particolare dei giornalisti che non hanno potuto essere presenti.

Compito dell’addetto stampa o dell’ufficio stampa sarà poi quello di monitorare la diffusione della notizia proposta sui media, online e offline, e assemblare la rassegna stampa.

Rispetto alle procedure di organizzazione di una conferenza stampa, che fino ad ora abbiamo riassunto sulla base di quella che è la “tradizione”, il valore aggiunto è dato da una gestione anche social del lavoro di ufficio stampa o addetto stampa. Attività come una diretta Twitter dell’evento o la predisposizione di materiali anche video (da poter utilizzare sui social network), che magari approfondiremo prossimamente, possono costituire quel plus valore che ci permetterà di diffondere la nostra notizia in maniera ancora più capillare e di distinguerci tra i molti.

Ma lo vogliamo anche andare ad analizzare un caso di pessima gestione di una conferenza stampa? Sì dai, tanto ormai abbiamo svelato il nostro lato cattivello già con gli epic fail della settimana scorsa  😉
E allora facciamoci qualche risata insieme rileggendo l’articolo del collega Antonello Antonelli sulla conferenza stampa organizzata per l’apertura del punto vendita Ikea di San Giovanni Teatino (CH), datato 2012 ma sempre attuale e utile come lezione.